根据中共中央组织部《关于印发〈干部人事档案工作目标管理暂行办法〉、〈干部人事档案工作目标管理考评标准〉的通知》（中组通字『1996』55号）和中共陕西省委组织部《干部人事档案工作制度（陕教工干『2004』35号），结合我校人事档案管理工作实际，制定本办法。

一、人事档案管理部门职责

（一）保管人事档案，为国家积累档案史料。

（二）收集、鉴别和整理干部档案材料。

（三）办理人事档案的查（借）阅、转递、统计等工作。

（四）为有关部门提供人员的个人情况。

（五）做好人事档案的安全、保密、保护等工作。

（六）调查研究人事档案工作情况，制定规章制度，搞好人事档案的业务建设和业务指导。

（七）推广、应用人事档案现代化管理技术。

（八）办理其他有关事项。

二、人事档案管理人员守则

（一）坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，坚决贯彻执行党的各项方针政

策和档案管理的有关规定，努力提高思想政治水平。

（二）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为干部人事工作服务，为社会主义现代化建设服务。

（三）严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容。

（四）坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事。

（五）档案管理人员工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。

三、人事档案查（借）阅制度

（一）查（借）阅干部人事档案时，应派两名中共党员同时查阅，并持有《查阅档案介绍信》，按照查（借）阅人事档案的规定办理审批手续。

（二）任何个人不得查阅或借用本人及其亲属的档案。不得越级查（借）阅人事档案。

（三）档案管理人员，应根据有关规定，按照查（借）阅档案介绍信批准的内容提供利用。

（四）副处级以上（含副处级）干部人事档案，由党委组织部保管。学生档案由各学院设分室保管。

（五）各总支可持《查阅档案介绍信》查阅本单位范围内的人事档案（不含副处级以上干部档案），若需查其它单位的人事档案（不含副处级以上干部档案），须经人事处审批。

（六）组织部、人事处因工作需要经单位主管领导同意后，可查阅全校所有的人事档案。

（七）任何单位和个人不得通过电话让档案管理人员代查档案。

（八）查（借）阅人事档案的单位或个人，必须严格遵守保密制度和有关规定，严禁涂改、拆散、圈划、抽取、增添、撤换、污损档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容，违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。假公济私者，按违反《中华人民共和国档案法》处理。

（九）查（借）阅人事档案的单位或个人，不得擅自复制或拍摄档案内容，确因工作需要，必须经档案馆负责人审查批准后，方能复制或拍摄。

（十）严禁在阅档时喝水、吸烟，谨防损坏档案；档案出库时要先清点后付出；收回档案时要先清点后归库。

（十一）人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要经档案馆负责人批准，并严格履行登记手续，两周内归还。借用期间不得擅自转借其他人。

（十二）外单位来我校查阅人事档案者，应持介绍信，经我校人事处或组织部批准后，方可查阅。

四、人事档案材料收集制度

（一）人事档案管理人员要严格按照《干部人事档案材料收集归档规定》，及时收集、登记、检查人事档案材料，如发现缺少材料或材料不符合要求，应及时主动向有关部门、单位索取。

（二）人事档案材料形成部门要及时将材料送交档案馆人事档案室，最迟不得超过一个月。送交的档案材料，必须是办理完毕的正式文件材料。材料必须完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，手续完备。所形成的材料，必须写明承办单位或个人署名，并有日期。凡规定应由组织审查盖章的，须有相应的组织盖章。

（三）人事档案管理人员要经常有计划地补充档案材料，及时将收集到的材料归入个人档案袋内。原则上每两年续整装订一次。

（四）人事档案材料按规定必须统一使用16开规格的办公用纸。但考虑到目前办公用纸的实际情况，凡能用16开的时候尽量用16开纸，以便利装订。人事档案的所有内容不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

五、人事档案材料鉴别归档制度

（一）人事档案管理人员要根据人事档案工作有关文件的要求，认真仔细地鉴别收集的或送交的人事档案材料，判断是否属于所管人员的材料及应归入人事档案的材料。对不属于所管人员的材料或不应归档的材料，应区分情况及时退回材料形成部门或人员本人；无保存价值又不宜退回干部本人的，应登记并报主管领导批准后，予以销毁。

（二）涉及人员政治历史问题或其他重要问题需要查清而未查清的材料以及未办理完毕的材料，不能归档，应及时移交有关组织处理。

（三）凡是送交的材料不完整、手续不完备、头尾不清、时间不明的不能归档。此类材料要及时退回形成部门补办手续，补办过程最长不得超过15天。待手续完备后，方可归档。

（四）要严格清除虚假不实的档案材料，严肃查处伪造制假行为，坚决维护干部档案的真实性。

（五）对于经鉴别应该归档的材料，要按照《干部档案整理工作细则》整理归档。

（六）整理装订好的干部档案，应进行认真细致的检查，经验收合格后方可入库。

六、人事档案转递制度

（一）人员工作调动、职务变动后，档案馆人事档案室应按人事处通知，及时将干部档案转至新的主管单位。

（二）转递干部档案必须通过机要交通或派专人（2名中共党员）送取，不得邮寄或交本人自带。

（三）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出。

（四）转递档案必须详细填写《干部档案转递通知单》，并与档案一道密封。凡转出档案一个月后未收到回执的，应向接收单位催问，以防丢失。

（五）档案转出后，必须在花名册上注明何年、何月转往何处，以备查考。

七、人事档案检查核对制度

（一）在人事档案的接收、转递、查（借）阅等日常管理工作中，应认真登记，搞好检查核对，做到名册与档案相符，人与档案相符，目录与材料相符。

（二）对接收的档案，应核查是否属于管理范围，姓名、单位等是否相符，材料数量是否与转递通知开具的项目一致，发现差错应及时登记处理。核查无误的应在回执上签名盖章，然后将回执立即退回。

（三）每月检查一次借出档案情况，对逾期未归的，要抓紧催回。

（四）每半年应将干部档案名册与库房档案进行一次核对，发现问题，应及时处理。

八、人事档案保管与保密制度

（一）人事档案管理部门要设置专门的档案库房、查阅室和办公室，不得在库房内阅档或办公。

（二）人事档案库房应配备空调、加湿或除湿机、灭火器、温湿度计、防腐剂等设施，达到防火、防潮、防盗、防蛀、防光、防高温等“六防”要求和规定面积的要求；档案必须存放于铁质专用柜并按科学便利的顺序排列。

（三）在职、非在职和死亡人员的档案应分开保管。

（四）人事档案管理人员及其直系亲属的档案，由档案馆指定专人保管。

（五）库房内严禁吸烟，无关人员不得进入档案库房。

（六）经常检查档案库房“六防”情况，发现问题及时解决，发现不安全隐患应及时报告并迅速整改消除。

（七）经常保持档案库房整洁，不得在档案库房和档案柜内存放无关物品

（八）不准携带档案材料进入公共场所，不准私自保存他人和自己的档案材料，不准向无关人员谈论档案内容，不准用电话、函件索要或提供重要档案材料。

九、本办法由档案馆负责解释。