1．归档的文件材料应符合完整、准确、系统的要求，能准确反映真实内容和历史过程。案卷质量应达到（科学技术档案案卷构成的一般要求）和《文书档案案卷质量标准》的要求，字迹清楚，纸质优良、用碳素墨水或蓝黑墨水书写，禁用圆珠笔、铅笔。书写归档材料，粘贴、装订要符合技术要求。

2．档案必须分门别类，按其自然形成规律和内在有机联系进行整理，并根据《高等学校实体分类方法》科学地进行分类、编号建帐、上架入柜。

3．档案人员在定期清点、检查档案时，发现破损或载体变质的档案，应及时进行修补和复制。

4．新增加的归档补充材料，要及时补插至有关案卷中，并在备考表、卷内目录及备注栏上注明。

5．需要修改的档案材料，需盖校正章，修改人员要在备考表上注明并签章。