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陕西科技大学各部门归档要求

2013年04月23日 12:06 陕科大档案馆 点击:[]
根据档案管理的规定及上级档案部门的要求,档案须坚持实行部门立卷,定期向档案馆移交,以建立统一的归档制度,具体要求如下:

    一、本校各处、室、馆、所、学院、部等均为立卷单位。各部门要设有专门领导分管档案工作,并配备专门的档案管理人员,负责日常工作中各类文件材料的收集、整理、立卷和移交工作。

    二、基建项目负责人在项目立项时,要配备专人负责文件的形成、积累、整理和归档工作。基建项目承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内形成的基建文件材料,并交总承包单位进行汇总和整理。竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。基建项目若有几个单位分包承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,后交由校基建部门汇总、整理。基建部门应严格执行基建文件材料的签审制度。明确职责,把好文件材料形成的质量关,凡重要和经常使用的文件材料要有副本。组卷时,根据基建文件材料形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组卷。图纸按图的类别序号排列(即:地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图)。

    三、保证归档的文件材料齐全、完整。凡本校各部门办理完毕的具有保存价值的文字、图像、照片、电子等不同载体的文字材料应立卷归档。归档的文件材料应按照它的自然形成规律,保持文件之间的历史联系,分门别类的组卷。组卷时,要保持一个文件材料的原稿与正文、正文与附件、请示与批复、批示与转发等完整无缺。文件材料按以下要求排列:正件在前,附件在后,印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。   

    在起草、审核、批办、签发文件材料时,必须用钢笔或炭素笔,不得使用铅笔、红蓝铅笔、圆珠笔等,不得在装订线以外写字,正式文件需加盖印章,以便存档。

    四、卷内文件要逐页编号,用打号机将号码打在每页的右下角,号码用三位数表示(001、002等),并填写卷宗内目录和案卷标题,标题要能简明、确切、规范地反映文件内容。

    五、根据“保管期限表”说明每个案卷的保管期限。

    六、党群、行政类以件为保管单位的部门,将分类、整理完毕的档案录入档案管理软件(有电子版原文的文件必须一起录入或拷贝),经本部门领导审核后,提交到档案馆,经档案人员验收后,方可将纸质的档案移交到档案馆并办理手续。

    七、其他类以卷为保管单位的部门和单位,将分类、组卷整理完毕的档案录入档案管理软件(有电子版原文的文件必须一起录入或拷贝),经本部门领导审核后,提交到档案馆,经档案人员验收后,方可将纸质的档案移交到档案馆并办理手续。

    八、为避免各部门立卷时发生重复和遗漏问题,文件材料立卷的分工如下:

    1、凡属上级针对学校下达的,具有综合性、全局性的文件材料,或党委、学校名义发文的文件材料,以及党委、学校召开的常委会、办公会、全委会、扩大会、代表大会等会议所形成的文件材料,均由党办、校办立卷归档。

    2校内各部门向党委、学校的请示及相应的批复文件,由请示单位立卷归档。

    3、各职能部门、单位因工作直接发文或形成的文件材料代表学校承办属于本部门工作范围内的工作而形成的文件材料,均由各职能部门、单位立卷。

    4两个以上单位共同办理、发出的文件,由主办部门、单位立卷归档。

    5重要的来信来访,由承办单位立卷归档;

    6研究生学位材料及本、专科学生成绩等分别由研究生部和教务处立卷归档;

    7科研项目材料由项目组交科技处立卷归档;

    8基建工程项目材料由学校基建部门立卷归档;

    9、临时办事机构的公文立卷,归学院、部、处管的,由主管单位负责立卷,办事机构撤销前,应将档案材料送交档案馆。

    九、本校各部门、各单位须次年五月底前向档案馆移交档案,移交时根据移交目录清点核对,并履行签字手续。学校档案馆负责对全校各部门的归档工作进行指导、监督,并对归档案卷质量进行检查、验收。

附:各部门档案归档流程图

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